ビジネスマン必見!人に”伝える”為に必要な3つのこと。〜会議編〜

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はじめに

人に説明するのは難しい…頭の中ではしっかり考えられているのに説明するとなったらうまくできない…伝えたい思いは十分あるのに…と人に何かを伝えることに悩んでいる方はいませんでしょうか。私はその一人です。このように他人に説明を行うときにうまく説明できない、言語化できないという人には共通点があります。それは、人に説明をするという為に決まった法則を掴めていないということです!この法則(やり方)を掴めていない為、どれだけ頭の中に考えを描いても、気持ちを込めても、どんな方法でも人にうまく伝わらないのです。 精一杯伝えた後に「だから、何が伝えたいの?」と言われてしまってはメンタルがやられますよね…。ですので、今回説明をする法則(やり方)をしっかりマスターしてうまく人に説明ができるビジネスマンになりましょう!

今回、ピックアップする場面は「会議」です。会議という場は人に伝える必要がある場面が複数あり、とても大切な場です! 

説明下手な人の主な特徴

毎度のように説明下手を指摘される人は次の内容が当てはまるそうです。

  • 1、ずっと喋っている。ずっと一人が説明をしているので、会議全体では内容がまとめやすいように思う方もいるかもしれませんが、一人がずっと喋っていると多くの内容が自然と聞き流されています。
  •  2、相手の目を見ていない、手元にある資料やパワポを見続け、相手のことを一向に見ない。このような場合は、会議に参加している大概が上の方や別のところを見たりして集中していません。
  •  3、感情的な話し方で、熱さや肩に力が入った状態で話している。熱が入り、力強く話している為、相手に伝えようという思いはありますが、元々静かな会議の場では参加者はその熱さに乗れず、離れていしまいます。
  •  4、3に関連して…肩に力が入った状態(緊張?熱量?)で話すと伝える言葉もどこか固くなってしまったり、スムーズに話すことができなくなります。その固さが相手にも伝わってしまい、会議全体が固さ(緊張感)に包まれてしまい、内容が全く入らなくなります。
  • 5、前準備をせず、頭で思ったことをそのまま話してしまう。話している内容がまとまらず、結局言いたいことが伝わらなかったり、誤った伝わり方をしてしまい、場合によっては最悪な状況に…。

これらの1個でも該当してしまった方は伝え方が苦手な証拠かも…。

会議で伝え上手になる3つの法則

  • 1、議事録でまとめられる際を想定する。議事録で書きやすい手順で話す。その為には予め資料を用意しておくなど前情報も重要となる。

その資料から、

・会議の目的

・会議での確定事項

・これからの課題、To Do

これらを前もって想定しておくことで会議をスムーズに進めやすくなります。もちろん想定外の内容も準備しておくこと。一番避けたいのは、せっかく時間を取って行った会議が何も決まらず、意味のないものになることです。これを避けるべく前準備はしっかり行いましょう。

  •  2、会議内でされるであろう質問事項は想定しておき、その質問に対する内容を準備しておく。これはセンスもあるかと思いますが、毎回このように想定しながら準備を行うことで、自然とその質問されるであろう内容も予想できるようになります。ベストなのは、その質問されるであろう内容に対する答えを前準備で作成する資料に盛り込むことです。そのようにすることで、説明する際の内容にボリュームが出て、より具体的な説明ができるようになります。

ここで注意点!その質問されるであろう内容を予想しすぎて説明が長くなっては意味がありません。より簡潔にかつ分かりやすく伝わるように、「後少しだけ加えておこう」この程度で大丈夫です。当たり前にくるような質問を想定できれば十分です。

  • 3、資料作成の際に用いるデータや数字は間違いのないように、正確に伝えるように。間違ったデータや数字を用いてしまったりすると、一気に印象が悪くなり、そのあとの説明に信憑性がなくなり、他の説明がよくても全体として意味のないものになってしまいます。曖昧な情報を用いるくらいなら、それは使わないことです。ですので、前準備で行う資料作成や情報収集はかなり大切なのです。

まとめ

いかがでしたか?

一見当たり前のように見える内容ですが、時間のないビジネスマンの中にはこれらを見落としがちな方が多いのではないでしょうか?

もう一度現状を見つめ直し、これらの当たり前のことを1つずつできるようになり、自分で考えていることを分かりやすく簡潔に伝えられるよう参考にしてみてください。