ビジネスマンが身につけておくべきメモ術~分かりやすい伝え方を身につける~

会話

みなさんは「仕事ができる人」と聞いてどのような人を思い浮かべますか?

様々な見解があるとは思いますが、仕事ができる人の特徴として「話がわかりやすい」ということが上げられるかと思います。

  • 何を伝えたいかがはっきりしている
  • 要点がまとまっている

これができるだけで、ビジネスマンとしての信頼は1段階上がります。

では、話がわかりやすい人にはどのような特徴があり、それを身につけるためには具体的に何をすれば良いのでしょうか。

これからお伝えするものは、「話がわかりやすい人の特徴」「具体的なアウトプット方法について書かれた本」についてです。

我流で進めるよりも、まずはフォーマットに沿ってやってみることで早く身になると思います。自分の好みにあったやり方、職場の特徴にあったやり方を試してみて、分かりやすい伝え方ができる社会人になりましょう。

構造化思考

 

まず、話を進める上で大切なことが「階層の理解」です。

例えば、友人と晩御飯をどのお店で済ますのかについて話していたとします。

「何が食べたい?」
「中華が食べたい。お前は?」
「俺は寿司が食べたい」

これは、会話としては成り立ちます。しかし、以下の構造からの観点で見ると「中華」と「寿司」は並列の関係にはいません。中華と並列の関係にあるのは「和食」であり、和食の中に寿司があります。ただ、会話として見ると何も違和感はありません。なぜか。

それは、達成したい目的が「どのお店に入るか」だからです。和食料理店に行ったからといって「寿司」が食べれるかというと、必ずしもそうではありません。寿司を食べたいときは、普通は「寿司や」に行きます。逆に中華料理屋にいくと、王道メニューは大抵揃っています。「エビチリ」が食べたいからといって「エビチリ屋」にいく人はいません。そもそもエビチリ屋が存在しないからです。

しかし、「どこの国の料理が好き?」という質問に対して「イタリアン」と「寿司」だと会話がズレてしまいます。

会話には「構造」があり、それは内容によって変化します。並列なのか別の階層なのか。これは会話の中で重要なポイントです。

What「結論を伝える」

わかりやすく伝えるために大切なのは「結論」を先に伝えることです。

「結局のところ何が言いたいのか?」について相手が理解している状態の方が、相手は話を聞きやすいからです。

「最近思ったんだけど、日本って正直今そんなに強くない訳で、だからまず左サイドを誰が担っていくのかってところだよね。長友の跡を受け継ぐ人がまだいないっていうか…」と突然話をされても、何の話?となってしまいます。

「日本代表の左サイドバックについて言いたいことがあるんだけど」
「長友の後継者がいないことについて思うんだけど」
と、「何についての話か?」ということをまず明確にすることが大切です。

「〇〇についてお聞きしたいのですが」
「〇〇についてご連絡させていただきます」

「〇〇について」を最初につけるクセをつけること。これだけで、相手の思考を整えることができます。

この一言をつけて「〇〇についての話なんだな。」と相手に話を聞くための準備をさせてあげましょう。

Why「理由を伝える」

話の中で大切なのが「なぜそれを伝える必要があるのか?」ということです。

「その内容はどういう意図があるのか?」が分からないと、相手も返答に困ってしまう場合があります。

「去年のうちの売り上げってどれくらいだったかってお聞きしてもいいですか?」

と突然聞かれても、「何でそれを今おれに聞いた?」と返答に困ってしまいます。

「去年のうちの売り上げについてお聞きしたいのですが、よろしいでしょうか?なぜお聞きしたいのかというと…」と理由を添えると「そういう理由で質問したのね」と納得します。

「〇〇について…」「なぜかというと」

この2つを揃えるだけで、会話は十分整えられます。

「what」と「why」

まずは伝達するときに徹底してこの2つを加える練習をしましょう。

アウトプットのフォーマットを作る

相手にわかりやすく伝えられるようになるために、フォーマットに沿ったアウトプットを行うことをオススメします。

具体的に、経営者が行っているアウトプットの方法について書かれた本をいくつか紹介します。

すべての知識を「20文字」でまとめる

オススメ本の1冊目です。この本はいわゆる「要約本」です。先ほどもいったように「結局何が言いたいのか?」が伝わらなければ意味がありません。この本の方法を活用することで、自分の中にある様々な情報を整理し、「つまり一言で言うと…」を鍛えることができます。

また、ステップアップの方法として「why」「how」「what」のアウトプット方法も紹介しています。

試してみたいという方は、ぜひ本を購入して実践してみてください。

読書の技法

オススメの本の2冊目です。この本は題名の通り「本の読み方」について書かれた本です。その中に「読書ノートの作り方」が記載されているのですが、その方法は本以外でも活用できる内容となっています。社会人になると読書をするようになる人は多いですが、本の内容を活用できている人はどれくらいかと言われると、そう多くはないと思います。

得たことは、活用して初めて意味を持ちます。そのために、情報を引き出しやすいように整理することは大切です。本の読み方も学べるので、ぜひ読んでみてください。

メモの魔力

オススメ本3冊目です。この本は「日常の物事から役立つ物事に転用する」ことについて書かれた本です。ちなみに、2019年ビジネス書ランキング1位の本です。具体的にどのような方法かというと、ノートを「標語」「具体」「抽象化」「転用」に4分割し、そこにメモしていきます。これを実践することで、ある物事と別の物事の関連性を見つけることがうまくなります。話がうまい人の特徴として「例え話がうまい」という特徴もあります。「これをサッカーで例えると…」のように別の物事に転換して伝えられるようになると、わかりやすさが増します。

ぜひこちらも実践してみてください。

どんな物事も、身につけるには実践あるのみです。

色んなフォーマットで実践しながら、自分が伝えやすい方法を見つけていってください。